Heinäkuussa lähetin – taas kerran – kyselyn Kotka-Kymin seurakunnalle siitä, voisivatko he antaa Suomen sukuhistoriallisen yhdistyksen, SSHY:n kuvattavaksi seurakuntansa yli satavuotiaat kirkonkirjat.

Rekisterijohtaja Sanna Heickell Kirkkohallituksen seurakuntarekisterit -yksiköstä kirjoitti sähköpostissaan minulle, että yli 100 vuotta vanhat kirkonkirjat ovat julkista materiaalia, joten kuvaaminen on tietyin ehdoin ja rajauksin sallittua: Kuvauslupa myönnetään yli 100 vuotta vanhaan materiaaliin. Kuvauslupaa ei myönnetä alle 100 vuotta vanhaan aineistoon ja kuvausluvan voi saada vain sellaiselle kirjalle, joka kokonaisuudessaan täyttää 50 tai 100 vuoden aikarajan. 50 vuoden raja koskee tietoja kuolleista.

Tuoreimmat netissä käytettävissä olevat pää- ja rippikirjat ovat seuraavat:

Kymi Kansallisarkistossa digitoitu rippikirja1860-1870, SSHY:ssä 1890-1899. Kuvattu 2013.

Kotka Kansallisarkistossa – ei mitään digitoitu, SSHY:ssä rippikirjat 1872-1887 ja 1888-1899. Kuvattu 2010.

Jotain sentään on tehty. Heickellin mukaan seurakunnat ovat digitoineet kirkonkirjamateriaaliansa noin 1860-luvulta eteenpäin, toki joitain puutteita saattaa esiintyä.

Kirkonkirjat eivät siis ole uinuneet kokonaan kuvaamatta ja selitys sille, että kirkon omaa digitoitua aineistoa ei voi jakaa muiden käyttöön on tämä: Kirkkohallitus ei ole digitoinut kirkonkirjoja, vaan jokainen seurakunta tai keskusrekisteri on hoitanut digitoinnin itsenäisesti. Se on tehty seurakuntien maksamana ja heidän toimestaan siksi, että on voitu rakentaa valtakunnallisesti kirkon käyttöön soveltuva jäsentietojärjestelmä. Tällä jäsentietojärjestelmällä hoidetaan kirkon viranomaistehtäviä. Materiaali on osin GDPR:n 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja, joten jäsentietojärjestelmän sisältöä säätelee erittäin tarkat tietosuojamääräykset. Tietoturva- ja tietosuojasyistä Kirkkohallitus ei voi avata pääsyä jäsentietojärjestelmän tietoihin edes yli 100 vuotta vanhojen tietojen osalta. Eri asia on antaa kuvauslupia materiaaleihin.

Aloitin tämän jutun selvittelyn Kotka-Kymin seurakunnasta. Sieltä minut ohjattiin Kouvolan aluekeskusrekisteriin, jonka sanottiin hoitavan seurakunnan puolesta digitointiin liittyviää asioita. Kouvolassa rekisteripäällikkö Sirpa Sirén taas vastasi että paikallisseurakunnat antavat luvan kirkonkirjojensa digikuvaamiseen.

Sirén olikin jutellut Kotka-Kymin seurakunnan kirkkoherran kanssa ja oli myös tietoinen kuvauspyynnöistä seurakuntiin. Hänen mukaansa Kansallisarkisto on aloittamassa kuvaukset Kotka-Kymin seurakunnan 100 vuotta vanhemmista aineistoista.

Asia on siis hoidossa, mutta aikataulu on auki. Kouvolan alueen seurakunnat ovat samassa kuvausaallossa Kotkan seudun kanssa. Sen sijaan Haminan ja sen ympäristön seurakunnat ovat liittyneet Lahden eikä Kouvolan aluekeskusrekisteriin joten niiden digitoinnista ei selvinnyt mitään. Olen jättänyt aikataulua koskevan tiedustelun Kansallisarkistoon, mutta kolmen päivän aika ei ole riittänyt vastauksen saamiseen.